TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL USO DEL CANAL DE DENUNCIAS TECNISEGUROS S.A. AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS

1. Finalidad del Canal de Denuncias:

El Canal de Denuncias constituye un mecanismo confidencial implementado por TECNISEGUROS S.A. Agencia Asesora Productora de Seguros, que permite reportar los hechos que puedan representar incumplimientos al Código de Conducta, políticas internas, normativa aplicable o cualquier situación que comprometa los principios de ética, integridad, transparencia y cumplimiento que rigen las actuaciones de la compañía.
La utilización de este canal implica la aceptación de los presentes Términos y Condiciones.

2. Responsables

    • Responsable de Compliance: Recibe y coordina los casos.
    • Comité de Compliance: Evalúa y da seguimiento con objetividad.
    • Presidencia Ejecutiva: Resuelve casos de alto riesgo o sensibilidad.
    • Directorio: Supervisa casos muy graves o de alto riesgo.

3. Hechos que pueden ser reportados

A través del Canal de Denuncias podrán reportarse, entre otros, los siguientes hechos:

    • Incumplimientos al Código de Conducta. 
    • Conflictos de interés reales, potenciales.
    • Fraude interno.
    • Corrupción o soborno.
    • Incumplimientos legales o normativos.
    • Uso indebido de bienes y/o activos de la compañía.
    • Uso indebido o divulgación no autorizada de información confidencial.
    • Acoso laboral o sexual.
    • Discriminación.
    • Represalias contra denunciantes.
    • Violaciones a derechos humanos.
    • Ambientales/sociales
    • Cualquier otra conducta contraria a los principios éticos de la compañía.

Este canal no constituye un medio para presentar reclamos operativos, consultas comerciales o asuntos administrativos que deban ser gestionados
por otros canales internos.

4.Canales de comuniación de denuncias

Todos los colaboradores/as, pasantes, consultores, asesores, proveedores y stakeholders en la gestión y/o relación con la Compañía, podrán comunicar las denuncias:

Teléfono: 02 2941600 ext. 2407

Correo electrónico: servicioalusuario@tecniseguros.com.ec

Canal directo con el Responsable de Compliance.

5. Obligaciones del denunciante

Al presentar una denuncia, el usuario declara que:

    • Actúa de buena fe.
    • La información proporcionada corresponde a hechos que considera veraces.
    • No utiliza el canal con fines de intimidación, represalia o afectación personal.
    • Proporcionará, cuando sea posible, información y evidencias que permitan realizar una adecuada evaluación de los hechos.

Las denuncias podrán presentarse de manera identificada o, cuando la normativa aplicable lo permita, de forma anónima. Las denuncias manifiestamente falsas, maliciosas o presentadas con el propósito de perjudicar a otra persona podrán dar lugar a la adopción de las medidas internas o acciones legales que correspondan aplicables.

6. Confidencialidad y protección del denunciante

Toda denuncia será tratada con estricta confidencialidad.

La información será conocida únicamente por las personas autorizadas dentro del procedimiento establecido por la compañía, quienes actuarán bajo principios de independencia, imparcialidad, objetividad y debido proceso. TECNISEGUROS prohíbe cualquier forma de represalia contra las personas que, de buena fe:

    1.  Presenten una denuncia;
    2.  Aporten información;
    3.  Actúen como testigos; y/o
    4.  Colaboren durante una investigación.

Toda represalia será investigada conforme al Protocolo para el Manejo de Conflictos y podrá dar lugar a la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes, entre ellas:

    • Llamados de atención formales.
    • Medidas correctivas y preventivas.
    • Suspensión de funciones, en los casos que amerite.
    • Terminación de la relación contractual, de conformidad con la legislación aplicable y su debido proceso.

7. Gestión de la denuncia

Las denuncias serán analizadas por el Responsable de Compliance conforme al procedimiento establecido en el Protocolo para el Manejo de Conflictos.
La compañía podrá:

    • Solicitar información adicional;
    • Realizar entrevistas;
    • Recopilar evidencias;
    • Requerir el apoyo de especialistas internos o externos; y
    • Adoptar las medidas preventivas, correctivas o disciplinarias que resulten procedentes a los hechos denunciados.

Toda denuncia será analizada de forma objetiva, imparcial y confidencial. La presentación de una denuncia, por sí sola, no constituye prueba de un
incumplimiento, ni implica la adopción inmediata de medidas respecto de la persona denunciada. Durante todo el proceso se garantizará el derecho a la defensa, el debido proceso y el respeto a la buena fe de todas las personas involucradas.

7.1. Proceso

    • Acuse de recibo: 1 día hábil (se asigna al Responsable de Compliance)
    • Investigación: 10 días hábiles, con emisión de informe.
    • Resolución: 5 días hábiles, posteriores de recibido el informe.

7.2. Justificación de no admisibilidad de la denuncia

    • Quién evalúa: el Responsable de Compliance, mediante un análisis preliminar.
    • Qué pasa si no es admisible: se elabora un informe motivado justificando la decisión y se envía al Comité de Compliance para su conocimiento y validación.

7.3. Causales de no admisibilidad:

a) Los hechos no se relacionan con incumplimientos al Código de Conducta, políticas internas o normativa aplicable.

b) Información insuficiente (no identifica los hechos, no identifica a los involucrados, no permite verificación razonable, y no fue posible obtener más datos).

c) Son conflictos personales o laborales que deben resolverse por otros mecanismos internos.

d) Ya fueron investigados y resueltos antes, sin nuevos elementos que justifiquen reabrir el caso.

e) Carecen de elementos objetivos mínimos o son visiblemente infundados.

8. Regimen disciplinario y acciones contra terceros

El régimen disciplinario se aplicará de acuerdo con el Protocolo para el Manejo de Conflictos y podrá derivar en las sanciones que correspondan según la
gravedad de los hechos.

9. Tratamiento de datos personales

Los datos personales proporcionados mediante el Canal de Denuncias serán tratados por TECNISEGUROS exclusivamente para:

    1. Gestionar la denuncia presentada;
    2. Realizar las investigaciones que correspondan;
    3. Adoptar las medidas que resulten aplicables; y
    4. Cumplir las obligaciones legales de la compañía.

Los datos serán tratados conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, bajo medidas técnicas, organizativas y de seguridad que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad. Los datos proporcionados serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades antes descritas y las obligaciones legales aplicables.

10. Aceptación

Al utilizar el Canal de Denuncias, el usuario declara haber leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones. Asimismo, reconoce que la información proporcionada será tratada conforme al Protocolo para el Manejo de Conflictos, el Código de Conducta y la normativa interna vigente de TECNISEGUROS.